DEBRIEFING
Commercieel
Commercieel
Waarom wordt een debriefing eigenlijk gebruikt?
Een debriefing is een kort en duidelijk verslag van afspraken die zijn gemaakt tussen twee partijen. Een debriefing wordt gemaakt aan de hand van een briefing en deze briefing kan zowel mondeling al schriftelijk zijn geweest. Een debriefing wordt zowel intern als extern gebruikt.
Extern: bijvoorbeeld wanneer een bedrijf een complete huisstijl aanvraagt bij een vormgever. De vormgever is verantwoordelijk voor het zo gedetailleerd mogelijk vastleggen van de opdracht. In dit verslag wordt duidelijk genoteerd wat de vraag is om misverstanden tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer te voorkomen. Je doorloopt een lijst met punten en zorgt ervoor dat je goed begrijpt wat de opdrachtgever echt nodig heeft. Je hebt bijvoorbeeld zwart op wit staan: wat de opdracht is, wat jij kunt leveren, hoeveel dit gaat kosten en hoe lang het gaat duren voordat de opdracht is afgerond.
Intern: bijvoorbeeld wanneer je samenwerkt in het team. Niet iedere werknemer is aanwezig bij de briefing van de klant. Omdat in een debriefing de oorspronkelijke vraag van de klant staat omschreven, kunnen er bij de werknemers die betrokken zijn bij het project ook geen misverstanden ontstaan. In een debriefing kan iedereen zien wat er geleverd moet worden en in combinatie met een goede planning (inclusief taakverdeling) werk je zo efficiënt mogelijk met het team om binnen de gegeven tijd het gewenste product te leveren.
In deze les leer je hoe je een debriefing op een professionele manier aanpakt, wat jouw toekomstige werk vergemakkelijkt en je helpt om klantverwachtingen te overtreffen.
Leerdoelen
Je kan een gestructureerd debriefingsdocument opstellen die de wensen en eisen van de klant nauwkeurig weergeeft.
Je kan effectieve vragen stellen tijdens een debriefing om duidelijke en gedetailleerde informatie van de klant te verkrijgen.
Opdracht Debriefing maken
Stap 1:
Bekijk individueel de video waarin de klant de opdracht uitlegt en maak aantekeningen van de belangrijkste punten. (Pauzeer de video wanneer deze te snel gaat om zoveel mogelijk relevante informatie op te schrijven.)
Vorm groepen van twee studenten. Bespreek je aantekeningen en zorg ervoor dat alle relevante informatie uit de video duidelijk is. Mocht je nog relevante informatie missen dan kan je vragen stellen aan de docent of aanvullende informatie opzoeken online.
Stap 2:
Maak in duo's een volledige debriefing volgens onderstaande template.
Kies zelf een representatieve manier en bestandstype om alle informatie te bundelen.
Theorie
Een goede debriefing bevat de volgende elementen:
Informatie opdrachtgever
Kort en bondige opdrachtomschrijving (5-W's)
Achtergrond opdrachtgever
Aanleiding (reden aanvraag opdracht)
Doelstelling opdrachtgever
Oplevering (eindproduct)
Randvoorwaarden (wat wel/wat niet)
Effecten (oorzaak/gevolg)
Wie zijn de eindgebruikers?
Wensen (specifieke eisen)
Relatie met andere projecten
Een toelichting op bovenstaande 11 punten kan je hieronder terugvinden. Bepaal voor ieder project welke punten relevant zijn voor jouw debriefing. Je kan punten weglaten of eventueel toevoegen of uitbreiden. Bijvoorbeeld: In de praktijk is 'de prijs' natuurlijk ook een afspraak die naast een offerte ook alvast vastgelegd kan worden in de debriefing.
Tips/Bronnen
Evaluatie
Jouw voortgang wordt geëvalueerd op basis van de volgende criteria:
Ik communiceer met een opdrachtgever en beschrijf de klantbehoefte in eigen woorden en duidelijke concrete instructies en ik ga na of ik de klantvraag goed begrijp.
Volledigheid en nauwkeurigheid: Is alle relevante informatie uit de klantbriefing opgenomen in het debriefingsdocument?
Structuur en helderheid: Is het debriefingsdocument goed gestructureerd en duidelijk geschreven?
Samenwerking: Hoe effectief heb jij samengewerkt in jouw groep?